บัญชีร้านอาหารสิ่งสำคัญที่ควรทำหากไม่อยากโดนเก็บภาษีย้อนหลัง

การเปิดร้านอาหารไม่ใช่ว่าแค่เปิดสำเร็จแล้วก็ถือว่าจบ หากยังต้องมีการดูแลการบริหาร บริการ เอกสาร โดยหนึ่งในสิ่งที่ร้านอาหารส่วนใหญ่มักละเลยและคิดว่าเป็นสิ่งไม่สำคัญคือการทำบัญชีอย่างถูกต้องและการนำส่งภาษีเงินได้ธุรกิจแบบผิดๆ วันนี้ทางศูนย์จึงนำบทความดีดีที่อธิบายขั้นตอนการทำบัญชีร้านอาหารอย่างถูกวิธีมาให้ความรู้แก่ทุกท่านโดยดยบทความนี้เขียนขึ้นโดยคุณแหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์ ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของสหรัฐอเมริกาและเจ้าของบริษัท Thai USA Accounting

ขอพูดคร่าว ๆ ก่อนว่าอเมริกา ใช้มาตราฐานการบัญชีเรียกว่า U.S. Generally Accepted Accounting Principle (US GAAP). กิจการที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดก็กลุ่ม บริษัทมหาชน เพราะต้องแสดงข้อมูลทางการเงิน สารธารณะ ให้กับผู้ถือหุ้น  บริษัทใหญ่ ๆ ถึงแม้ไม่ขายหุ้นในตลาดหลักทรัพย์ก็ต้องทำตาม เพราะเจ้าหน้าที่ เช่น ธนาคารจะระบุไว้เลยว่าต้องทำตามมาตราฐานการบัญชีรับรองทั่วไป

ถ้าเป็นบริษัทเล็ก ๆ แล้วต้องการยื่นขอกู้เงิน ถ้าทางธนาคารระบุว่า งบการเงินต้องมีการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตก็ต้องทำตามที่หน่วยงานนั้น ๆ ต้องการ ะบบการบัญชีของประเทศสหรัฐอเมริกา เป็นที่รู้กันว่าแบบ Rule based accounting ขณะที่ทางยุโรปซึ่งใช้กฏ IFRS เรียกว่า Principle based accounting.  คร่าว ๆ คือ ที่อเมริกา จะมีระบบบัญชีเฉพาะ ธุรกิจเช่น เหมืองแร่  อุตสาหกรรม  อย่างเช่นร้านอาหารจะอยู่ในหมวด บริการ (ตามที่เข้าใจ) อีกทั้งร้านอาหารถ้ามีการขายเหล้าขายไวน์ ก็ถือเป็นการขายทั่วไปด้วย อ่านความแตกต่างระหว่าง สองระบบนี้ได้ค่ะ เพราะในอนาคตอเมริกาจะพยายาม ปรับระบบให้เป็น Principle based accounting “Principle Vs Rule Base”

เรามาพูดถึง การบัญชีร้านอาหารของกิจการ โดยทั่วไปนะคะ ว่าควรทำบัญชีอย่างไร  การทำบัญชีร้านอาหารจะมีรายการเยอะ ยิบย่อยจากเครดิตการ์ด จุกจิก ถ้าทำบัญชีกันจริง ๆ คือ มีการดึงรายการค้าทุกตัวจาก เสตทเม้นของธนาคารหรือบัตรเครดิตเพื่อลงบัญชี แต่จะมีอีกกลุ่มคือทำแบบสรุปเป็นรายวันไป ถ้ารายการไม่มาก สามารถทำได้เช่นกัน

ข้อพิจารณา ในการทำบัญชีของร้านอาหาร มีดังนี้

1.) Accounting software, โปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกบัญชี
การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสม ให้เลือกตามที่เราถนัดค่ะ ส่วนใหญ่กิจการขนาดเล็ก จะใช้โปรแกรม QuickBooks, Peachtree, Quicken , Xero  ทั้งหมดนี้มีทั้ง แบบติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ และ แบบ ออนไลน์ สะดวกมาก อยากลองดูว่าชุดไหนดี ให้ google search แล้วลองเล่นโปรแกรมสักเดือนฟรีจึงค่อยตัดสินใจ

ปัจจุบัน ร้านอาหารส่วนมากใช้ QuickBooks  โดยโปรแกรมนี้นิยมมากสำหรับธุรกิจขนดเล็กถึงขนาดกลางแต่ไม่เหมาะสมกับกิจการขนาดใหญ่ ถ้าใหญ่ ๆ จะใช้พวก SAP, Oracle, Peoplesoft, Microsoft and etc.,

โปรแกรมต่าง ๆ ที่กล่าวมาสามารถใช้ทำระบบค่าแรงได้ด้วย แล้วแต่เราจะถนัด  หรือบางร้านใช้ software ของ บริษัท payroll แยกจากกัน เนื่องจาก payroll software สะดวกและที่สำคัญบริษัทเหล่านี้เขาจะชำนาญเรื่องภาษีอาการในระดับ City, County, States and Federal

2.) Payrolls & Reporting , การจ่ายค่าแรงและการรายงานค่าจ้าง

ขอแนะนำ ให้ใช้บริการสำนักงานบัญชี หรือ ใช้ ระบบ payroll system software ไม่แนะนำให้ทำเองถึงแม้ว่าคุณจะเป็นคนในพื้นที่นั้น ๆ ถ้าคุณไม่ได้เรียนจบบัญชีมา อย่าทำเอง พลาดแล้วไม่คุ้ม เพราะการรายงานเงินเดือนค่าจ้าง  มีหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทั้งทาง state, federal (IRS), and Social Security Office หรือ สำนักงานประกันสังคมแถมมาคือบางเมืองมีภาษีของเมือง

ให้นำส่งภาษีที่หักไว้จากพนักงานทุกเดือน พร้อมสมทบส่วนของนายจ้างไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวขอ้ง อย่าพยายามผัดผ่อน เรื่องนี้สำคัญมาก เรียกว่าเราติดหนี้รัฐบาลเลยเพราะเป็นเงินของรัฐ

โดยทั่วไปนายจ้างมีหน้าที่ยื่นแบบ Forms 941 ทุกไตรมาส สำหรับนายจ้างที่มีภาระภาษี ต่ำกว่า $1,000 ต่อปีให้ใช้ ฟอร์ม  Form 944,. ทุก ๆ ปี นายจ้างมีหน้าที่ยื่นแบบ Form 940,  สำหรับ Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) . อ่านเพิ่มเติมได้ที่ลิงค์เกี่ยวกับกฏหมายฉบับนี้ Topic 759 . นอกจากจะต้องยื่นแบบ ที่กล่าวมาแล้ว นายจ้างยังต้องยื่น Form W-2, สรุป รายงานค่าจ้างเงินเดือน ทิป และอื่นๆ ให้กับพนักงานทุกคน ที่เคยทำงานให้กับกิจการ ถึงแม้จะลาออกก็ยังมีหน้าที่นำส่งให้ ภายใน วันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป เช่น ค่าจ้างปี 2016 นายจ้างมีหน้าที่นำส่งเอกสารให้อดีตลูกจ้างภายในวันที่ 31 มกราคม 2017” หลังจากนั้น นายจ้างมีหน้าที่รายงานค่าจ้าง ต่าง ๆ ไปยัง สำนักงานประกันสังคม โดยใช้ฟอร์ม  Form W-3,

3.) Monthly Sales Taxes การรายงานภาษีขาย
ก่อนอื่นไม่ควรจะตีความว่าการรายงานภาษีขายจะเหมือนกับประเทศไทย บ้านเราใช้ภาษีซื้อหักออกจากภาษีขายค่าบริการจะยื่นภาษีขายก็ต่อเมื่อได้รับชำระเงิน.  ที่ประเทศอเมริกาการรายงานภาษีขายนี่คนละเรื่องกันเลย การรายงานภาษีขายของร้านอาหารที่นี่คือภาษีขายที่เรียกเก็บจากค่าอาหารค่าเครื่องดื่มต่าง ๆ เราเรียกเก็บเท่าไร เรามีหน้าที่นำส่งไปยัง รัฐบาลท้องถิ่นหรือ Department of Revenue in the State of Florida ยกตัวอย่าง  บางรัฐเรียกแตกต่างกันออกไป การนำส่งสามารถนำส่งภาษีขายทางออนไลน์ได้ สะดวกมากทุกรัฐที่อเมริกามีระบบให้เราลงทะเบียนนำส่งกรอกฟอร์มคำนวนให้เสร็จเลยใช้เวลาไม่นาน  ถ้าเราใช้ระบบรูดบัตรเครดิตบางบริษัท เขาจะมีระบบให้เราส่งภาษีได้อัตโนมัติ ถ้าเป็นไปได้ให้นำส่งภาษีขายทุกเดือนเราจะได้ไม่ต้องรับภาระหนัก ถ้าเราต้องส่งทุกไตรมาส(สามเดือน) ถ้าไม่นำส่งเจอเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากรัฐอีกแถมรัฐวางลีนทับ (ถ้าถูกวางลีนโดยรัฐไม่สามารถขายร้านได้ต้องชำระหนี้ก่อน)

4.) Annual Income Tax Return การยื่นภาษีประจำปีของร้าน
เวลาผ่านไป 1 ปี สมมติคุณเริ่มกิจการ เดือนมกราคาปิดงบ เดือนธันวาคม หลังจากกิจการรู้ผลประกอบการประจำปี ทางร้านมีหน้าที่ยื่นภาษีไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คือ State and Federal (IRS). จะใช้แบบฟอร์มอะไรยื่นขึ้นอยู่กับประเภทของกิจการ

4.1) Limited Liability Company 
กิจการจดทะเบียนแบบนี้ให้ใช้ฟอร์ม Form 1065 ถ้ามีสมาชิกมากกว่า 2 คน ถ้ามีคนเดียวแล้วคุณจดรูปแบบนี้คุณใช้แบบ Form 1040 schedule C  ในรูปแบบนี้จะไม่มีภาษีที่ต้องคำนวณ เจ้าของกิจการจะได้รับ Schedule K-1 สรุปผลกำไรขาดทุน เพื่อนำไปคำนวณ ภาษีส่วนบุคคลคะ ข้อเสียคือจะต้องเสีย self-employment at 15% แค่นั้นเอง ส่วนภาษีก็ขึ้นอยู่กับฐานรายได้ของบุคคลนั้น ๆ

4.2) Corporation
ใช้ฟอร์ม Form 1120 สำหรับธุรกิจแบบนี้. สำหรับนักลงทุนทั่วไปที่ไม่มีกรีนการ์ดหรือเป็นพลเมืองของอเมริกา ส่วนใหญ่นิยมเปิดกิจการแบบนี้จะคล้าย ๆ กับประเทศไทย เสียภาษีที่ในตัวบริษัทถ้าไม่มีการจ่ายเงินปันผล ผู้ถือหุ้นก็ไม่มีภาระภาษีเรื่องเงินปันผลภาษีของกิจการจะอยู่ที่ประมาณ 30-34%

4.3) LLC or Corporation elected to file as Small Corporation (S-Corp)
รูปแบบนี้ทำได้เฉพาะ ผู้ที่ถือกรีนการ์ดกับพลเมืองของอเมริกาเท่านั้นสำหรับนักลงทุนไทยหรือนักลงทุนไทยร่วมทุนกับพลเมืองที่นี่หรือคนที่ถือกรีนการ์ดไม่สามารถทำได้ ข้อดีคือ ป้องกัน self-employment tax at 15%. แต่ IRS บังคับให้จ่ายเงินเดือนให้เจ้าของกิจการตามความเหมาะสมไม่จ่ายเลยไม่ได้

Form 1120S คือฟอร์มที่ใช้ในการยื่นแบบประจำปี
**Compliance with Laws and Regulations**
**ปฏิบัติตามกฏหมายและระเบียบ**
คำแนะนำในฐานะที่เป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และขึ้นทะเบียนเป็นผู้ยื่นภาษีให้กับกิจการต่างๆกับthe IRS
จากประสบการณ์ที่ได้สัมผัสกับกิจกรรมร้านอาหาร ทราบว่าทำบัญชีกันระบบครอบครัว ตีความว่า เงินในบัญชีธนาคารจาการขายอาหาร ก็คือเงินกระเป๋าเดียวกันกับเจ้าของกิจการ การจับจ่ายใช้จ่ายในชีวิตประจำวันก็ได้เงินมาจากแหล่งนี้  เจ้าของกิจการบางกลุ่มทราบดี ว่าไม่ถูกต้อง แต่คิดว่าคงจะไม่มีปัญหาเกิดขึ้น ต่อมาพอปัญหาเกิด เช่น มีการถูกสุ่มตรวจจากหน่วยงานภายในรัฐ หรือจาก the IRS และให้ข้อมูลกับผู้ตรวจสอบ ผลที่ออกมาคือ เบี้ยปรับเงินเพิ่ม ที่ทางร้านไม่สามารถชำระได้ และต้องมีการปิดกิจการ ถึงแม้จะปิดกิจการไปแล้ว ทางผู้ถือหุ้น หรือเจ้าของกิจการ ก็ยังคงมีภาระหนี้สิน ที่ทางรัฐบาล สามารถดึงเงินออกจากบัญชีได้ตามกฏหมาย บางกลุ่ม เลี่ยงที่จะไม่เปิดบัญชีไว้กับธนาคาร ใช้ชีวิตหลบ ๆ ซ่อน ไม่สามารถทำมาหารับประทานได้ เนื่องจากมีภาระหนี้สินกับทาง รัฐบาล ท้องถิ่น หรือรัฐบาลกลาง.

ข้อที่เจ้าของกิจการ หรือบุคคลทั่วไปควรทราบ
หนี้สินต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ the IRS, and local Government หน่วยงานราชการท้องถิ่น ไม่สามารถ ลบล้างได้ Bankruptcy law ไม่มีอำนาจเหนือกว่า the IRS และ local government มีข้อยกเว้นไม่กี่กรณี เช่น พิการทำงานไมได้ กรณี กู้เงินเรียนแล้วไม่สามารถจ่ายได้หนี้ประเภทนี้ถึงสามารถลบออกได้.

Audited by the IRS & Local Government ถูกตรวจสอบจากรัฐบาล
ถ้าคุณดำเนินการตามหลักการที่ได้เรียบเรียงไว้ข้างต้น ไม่ว่าคุณจะถูกสุ่มตรวจ ถูกแกล้งจากผู้หวังดีแต่ประสงค์ร้าย ไม่ว่าจะด้วยรูปแบบไหน  คุณได้ป้องกันปัญหาเบื้องต้นไว้แล้ว และก็รับประกันว่า ไม่มีเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากการประเมินแน่นอน

อย่างไรก็ตามการมีเจตนาดีที่ไม่เลี่ยงภาษี ถึงแม้ว่าเราจะทำผิดพลาดแบบที่รู้เท่าไม่ถึงการและให้ความร่วมมือกับเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ ตามกฏหมายแล้วเจ้าหน้าที่สามารถยกเลิกเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้ตามระเบียบ

กฏหมายเกี่ยวกับการประกอบวิชาชีพทั้งด้านบัญชีและภาษีได้ครุ้มครองวิชาชีพเหล่านี้ คุณสามารถฟ้องได้แต่หนทางที่จะชนะนั้นน้อยมากเพราะตราบใดที่ผู้ทำบัญชี ได้ใช้ดุลพินิจตามมารยาทแล้วผู้ทำบัญชีไม่มีความผิดใด ๆ ทั้งสิ้น ถ้าผู้ทำบัญชีพบว่าข้อมูลที่ทางผู้เสียภาษีให้มาไม่ถูกต้องผู้ทำบัญชีมีหน้าที่แจ้งให้ผู้เสียภาษีทราบและไม่จำเป็นต้องทำเป็นหนังสือด้วยคะ คำพูดปากเปล่าก็ใช้ได้

ฉะนั้นถ้าเจ้าของกิจการถูกประเมินเบี้ยปรับเงินเพิ่มจะไปฟ้องกลับจากคนทำบัญชี ฟ้องไปเลยหมดตัวก็ไม่ชนะ เว้นแต่ว่าผู้ทำบัญชี fraud และไม่ปฏิบัติตามมารยาทของวิชาชีพ

คำเตือน
เท่าที่ทราบมาถ้าบริษัทรับทำบัญชีที่ทาง the IRS ได้ตรวจสอบ แล้วทำบัญชีมั่ว ให้กับลูกค้าผลที่ตามมาคือลูกค้าทุกรายที่อยู่ในเครือข่ายของสำนักงานบัญชีนั้น ๆ จะถูกตรวจสอบด้วย การพิจารณาใช้บริการสำนักงานบัญชีควรจะพิจารณาหลายด้านไม่ใช่แค่ “ราคา” ** ถูกแต่ดีไม่มีในโลก***